檔案整理的方法及分類、檔號編制及質量要求（文書、業(yè)務、會計、聲像、實物、電子、科技）

一、檔案整理幾個概念

（一）檔案整理定義：在你的印象中整理檔案是不是就是意味著好找、整齊。其實檔案整理應以維護歷史原貌為宗旨。檔案整理理論是現(xiàn)代檔案學理論體系的一個重要組成部分。在檔案實踐中，零散形成的文件只有經(jīng)過檔案整理的過程，建立起它們之間的歷史聯(lián)系，才能成為真正的檔案。檔案整理既是一個過程，又是一個體系。

一個成熟的理論體系應當擁有四個層次，即：實踐理論、應用理論、基礎理論和理論內核.。從檔案整理的實踐的角度說，檔案的整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。從基礎理論的角度看，檔案整理是利用文件實體及其歷史聯(lián)系的記錄來記錄歷史的過程。這里，有必要說明歷史聯(lián)系的定義。經(jīng)典檔案學認為，歷史聯(lián)系來源于檔案與文件之間的一維關系;而現(xiàn)代檔案學認為，它來源于社會實踐。由于檔案的歷史聯(lián)系來源于構成檔案的文件之間的歷史關系，而文件是來源于社會實踐的，文件之間的歷史關系也就來源于社會實踐，所以檔案之間的歷史聯(lián)系也來源于社會實踐。社會實踐不是線性的結構，它是多維的。所以檔案整理不應該是像經(jīng)典檔案學一樣只注重實體整理，而是應該體現(xiàn)其多維性：即進行虛擬整理。

檔案整理是構成檔案理論內核的元素，是.富實踐性的。因此，檔案整理是檔案理論內核的實踐基礎。只有從基礎理論的角度認清檔案整理，才能更好地指導實踐工作。

按照上述所說將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

（二）檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。河南瑞鼎信息技術有限公司檔案整理服務依據(jù)國家標準、行業(yè)標準以及客戶要求，為客戶提供檔案整理服務。

（三）檔案整理的文件范圍：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存

（四）檔案整理的方法：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

1、以“案卷”為單位整理。

1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。

2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。

3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，50px三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》

5）以“案卷”為單位檔案整理的適應范圍

（1）大部分單位短期保管（現(xiàn)10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書檔案一般按“卷”整理

（2）各單位專門業(yè)務檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

（3）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

（4）會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

2、以“件”為單位整理。

1）以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進行整理。

2）一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。

3）以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案.后要裝入檔案盒內。

4）以“件”為單位文書檔案整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。